MS TEAMS uitgelicht

De Corona crisis leidde ertoe dat iedereen gedwongen werd om meer digitaal te gaan werken. Vooral het op afstand werken en communiceren was voor veel mensen nodig en iedereen zocht daar zijn weg in.
Microsoft Office 365 is daarvoor een prima tool en alle nodige programma’s zitten in die omgeving. Het is bovendien op PC, Laptop en Smartphone te gebruiken.

Microsoft TEAMS

Eén van de programma’s in de 365 omgeving is TEAMS. Dit vormt de basis als je digitaal wilt samenwerken.
Een centrale omgeving waar je bestanden maakt, opslaat en beheert. Daar kun je in teamverband chatten en videobellen/vergaderen.

In TEAMS werk je logischerwijze met alle andere Officeapplicaties. Daarnaast is er een koppeling mogelijk met tal van andere bekende softwareapplicaties. Denk bijv. aan Trello, ZOOM, Dropbox, Asana of GitHub.
Zo kun je echt per team op één plaats samenwerken en je informatie beheren.

Iemand kan dus lid zijn vele teams en kan snel wisselen tussen de teams.
Elk team kan zijn omgeving naar behoren inrichten om overzicht te houden.

Het klinkt allemaal ingewikkeld maar dat valt in de praktijk erg mee. Er is bovendien ongelofelijk veel informatie op internet te vinden.
Maar pas op, als je gaat samenwerken in een TEAMS omgeving horen daar afspraken bij en is er kennis in de vorm van digitale skills nodig. Er is dus voorbereiding en begeleiding nodig.
Ook is het aan te bevelen om tijdens de eerste periode, gebruikers te begeleiden en hen productkennis aan te beiden.

TIMI 365 is uw TEAMS specialist.

TIMI 365 was en is betrokken bij diverse partijen waar men met TEAMS is gaan werken.
We deden ervaring op in het onderwijs, bij overheden en zakelijk geleide organisaties. We helpen ICT-afdelingen bij de technische inrichting en beheer. We adviseren de organisatie over keuzes m.b.t. inzet van en welke organisatorische afspraken daarbij nodig zijn (Governance). Natuurlijk is ook de begeleiding van de gebruiker een taak welke we graag aannemen.

Een andere manier van informatie beheer en samenwerken vergt een aanpassing van de manier van werken. Vaak doen mensen al jaren op dezelfde manier hun dagelijks werkzaamheden in een ingesleten routine. We weten uit ervaring dat niet elke gebruiker die verandering eenvoudig accepteert. Daarom leren we hen er mee te werken, bieden support enz.

Dus ook al is TEAMS binnen een organisatie al opgestart dan nog is het raadzaam of die begeleiding te bieden.

TIMI 365 is daarbij graag uw partner

Tot slot geven we nog 5 hoofdredenen om over te stappen op MS TEAMS.

1. Het is meer dan alleen chatten

Je kunt het chatvenster in Teams gebruiken om snel met je collega’s te praten. Maar je kunt er nog zoveel meer mee.
Wil je een bestand delen? Voeg deze gewoon toe in de chat. Daarna kun je met je collega bellen of een videogesprek houden om het bestand rechtstreeks vanuit het venster te bespreken. Je kunt ook een vergadering plannen zonder het chatvenster te verlaten. Door de integratie van de chatfunctie met andere Microsoft-producten zoals OneNote en Office hoef je gedurende het hele gesprek niet meer tussen apps te schakelen. Je kunt alles vinden in het chatvenster.

2. Voor, tijdens en na vergaderingen

Het kan lastig zijn om vergaderingen voor te bereiden. De agenda staat in één e-mail, overeengekomen acties in een andere. En waar is dat ding gebleven dat je moest bekijken vóór de vergadering?
Met vergaderingen in Teams wordt dit alles veel eenvoudiger. Zodra je de vergadering hebt gemaakt, kun je met de deelnemers over de agenda chatten. Je kunt de bestanden delen die ze moeten bekijken en de vergadernotities en taken bijhouden. Je kunt zelfs controleren wie de onbekende mensen zijn die zijn uitgenodigd.
Na de vergadering is de opname van het gesprek direct beschikbaar op hetzelfde tabblad, dus als je de vergadering gemist hebt, hoef je niet naar de opname te zoeken. Alles staat in de TEAMS omgeving, met de vergadernotities en overeengekomen acties.

3. Minder e-mails

Je wordt niet meer overspoeld door e-mails. Omdat gesprekken nu op een structurele manier in Teams worden gehouden. Je hoeft niet meer alle reacties op de e-mails door te spitten, die vaak zijn verzonden met ‘Allen beantwoorden’. En als iemand je een bestand wil sturen of je een korte vraag wil stellen? Daar heb je chat voor!
Minder E-Mails krijgen en zenden, wie wil dat nou niet?

4. Verbeterde communicatie en samenwerking

Dankzij de nauwe integratie met Office 365, hoef je niet tussen apps te schakelen, wanneer je aan een document wilt samenwerken. Je kunt het Word-, Excel– of PowerPoint-document in Teams maken, dit direct delen met je collega’s en daarna meteen hieraan samenwerken. Er worden geen verschillende versies meer verzonden via e-mail, dus is er geen verwarring meer over versies. Je kunt opmerkingen en taken toevoegen en met je collega’s chatten om het document meteen te bespreken.

5. Blijf overal en altijd op de hoogte

Wanneer we onderweg zijn, moeten we overal van op de hoogte blijven, bereikbaar zijn en toegang hebben tot alle resources. Met de telefoon-app van Teams heb je direct toegang tot al je apps en documenten. Je kunt eenvoudig reageren op chats en gesprekken, met één klik deelnemen aan vergaderingen en blijven samenwerken. Dus zelfs onderweg blijf je volledig op de hoogte.