TIMI Consultancy

Digitaliseren met Microsoft Office 365

De behoefte om meer digitaal te werken is onomstreden groot.
Bij elke organisatie is er door de jaren heen massaal informatie opgeslagen in documenten. Overzicht is er meestal niet en het aantal dubbele en onnodige opgeslagen documenten is niet te overzien. Zoeken is helemaal een ramp. Het leidt tot fouten, inefficiëntie en dus kosten. Het demotiveert en de organisatie wordt steeds minder aantrekkelijk voor werknemers die op een digitale werkplek efficiënt en modern willen werken.
Digitaliseren is een must.
Microsoft Office 365 is vaak het startpunt richting die digitalisering.
Microsoft Office 365 is niet ‘zomaar’ een volgende versie of upgrade van de bekende Word, Excel, Outlook etc. producten zoals we die al 25 jaar gebruiken.
Office 365 is een samenwerkingsplatform met veel meer mogelijkheden.

Digitaal samenwerken vraagt veel van de organisatie. Werkprocedures en processen moeten beschreven worden (governance) en de digitale skills moeten de organisatie in.
Het is belangrijk om dit alles bedachtzaam en georganiseerd in te voeren.
Naast de ICT-afdeling zijn HRM, P&O, Communicatie en algemene bedrijfsvoering daar belangrijk bij.

Deze afbeelding gebruik ik vaak om aan te geven dat een overgang naar een digitale werkplek of invoeren van Office 365 niet alleen een technische aangelegenheid is.
Dagelijks zie ik hoe organisaties zonder daarbij oog te hebben voor de grote verandering aan werkprocessen en hoe gebruikers ermee kunnen samenwerken.
Je moet als organisatie, liefst vooraf, vaststellen wat je wilt bereiken met Office 365, welke werkprocessen veranderen er, wat gaan we wel en niet inzetten van dit platform enz.
Het zijn essentiële aspecten om een digitale transitie goed te laten verlopen.

“Office 365 is niet zomaar een volgende versie van Office……..”

Office 365 is niet zomaar een volgende versie van Office. Het is een Samenwerkings- platform met veel meer producten welke onderling samenwerken en zo allerlei datastromen mogelijk maken.

Informatie maken, opslaan, analyseren doe je met de vele tools in Office 365. Net als werkprocessen bijhouden of geautomatiseerde ‘workflows’ maken en beheren.

Digitale transitie doe je niet zomaar……

Je hebt als organisatie een planmatige aanpak nodig wat loopt van inventarissering tot uiteindelijke uitvoer en onderhoud.
Als je die transitie uitsluitend door de eigen mensen laat uitvoeren krijg je te maken met mensen die ‘altijd’ op hun manier gewerkt hebben. Ze missen per definitie de frisse blik en het overzicht van de mogelijkheden van Office 365 .
Een digitale transitie is een fors project en duurt meestal vele maanden. Die investering wordt echter snel terugverdiend door een hogere efficiëntie en beter beheer van de kostbare organisatie data.

Ik wil u graag helpen om de digitale transitie met Office 365 uit te voeren.

Microsoft Office kent verschillende versies. Welke past het beste bij jou?